Samarinda, JURNALKALTIM.com – Pengelolaan arsip di BPBD Provinsi Kalimantan Timur kini menuju ke arah lebih baik, yang dibuktikan dengan penyediaan fasilitas record center kearsipan yang akan segera digunakan mulai tahun depan. Sebagai penerapan tertib arsip dalam syarat pengelolaan kearsipan, diharapkan langkah BPBD Provinsi Kalimantan Timur ini dapat mendorong banyak OPD lain untuk melakukan hal yang sama.
Penerapan Tertib Arsip Dengan Pengelolaan Arsip Sesuai Aturan
Kini, sedikit demi sedikit Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Timur mulai melengkapi fasilitas sarana dan prasarananya sebagai salah satu lembaga pemerintah non-departemen yang mendukung pelaksanaan tugas pemerintah daerah dalam hal penanganan dan penanggulangan kejadian bencana.
Hal ini dibuktikan dengan pemenuhan pengadaan fasilitas record center kearsipan yang dilakukan demi pengelolaan arsip BPBD Provinsi Kalimantan Timur yang lebih terstruktur dan lebih baik.
Penggunaan record center kearsipan ini pada dasarnya dijadikan sebagai tempat untuk menyimpan berbagai dokumen penting yang perlu diarsipkan. Dan fasilitas record center kearsipan yang sedang dalam proses melengkapi peralatan ini akan segera dipergunakan fungsinya di BPBD Provinsi Kalimantan Timur pada tahun depan.
(Foto : Panala)
Record center ialah suatu tempat yang disediakan dan sengaja dirancang dengan suatu spesifikasi tertentu. Penyediaan fasilitas ini digunakan supaya dapat menyimpan, menjaga, merawat, dan melakukan pengelolaan arsip. Sehingga kondisi arsip dari suatu instansi tidak akan mengalami perubahan tertentu walaupun sudah berjalan selama bertahun-tahun lamanya.
Pengadaan record center kearsipan ini lantaran untuk memenuhi penerapan tertib arsip dengan penataan dan pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan aturan yang terdapat di dalam lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur sebagaimana yang sudah ditetapkan. Dimana memang seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang terdaftar di Provinsi Kalimantan Timur wajib hukumnya untuk memiliki fasilitas record center kearsipan.
Hal ini juga sejalan dengan Peraturan Daerah (Perda) Provinsi Kalimantan Timur Nomor 4 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang mengatur tentang segala hal yang berkaitan dengan perencanaan kearsipan, pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengawasan dan pengendalian, kerjasama, Organisasi Profesi Arsiparis dan peran serta masyarakat, dan pendanaan.
Pengelolaan arsip sendiri merupakan suatu proses untuk membuat suatu sarana yang akan membantu untuk menemukan kembali arsip yang telah tersimpan lama, yang pengadaannya berdasarkan pada kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku dan telah ditetapkan.
Adapun tujuan pengelolaan arsip yaitu untuk menyimpan surat, akta, maupun dokumen penting lainnya dengan sedemikian rupa sehingga di kemudian hari mudah untuk ditemukan lagi apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Record Center Kearsipan Sebagai Persyaratan Pengelolaan Arsip
Beberapa waktu lalu, Fahrijal yang merupakan Kepala Sub Bagian Umum di BPBD Provinsi Kalimantan Timur memberikan keterangan bahwa memang pihaknya, yakni BPBD Provinsi Kalimantan Timur, baru-baru ini sedang berusaha untuk memenuhi salah satu diantara berbagai macam persyaratan untuk pengelolaan kearsipan. Persyaratan pengelolaan arsip tersebut adalah penyediaan fasilitas record center kearsipan.
Akan tetapi untuk saat ini, BPBD Provinsi Kalimantan Timur masih dalam proses untuk mempersiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Di lantai bawah bangunan kantor sebenarnya sudah disiapkan tempat ruangannya, jadi memang tempatnya sudah dipersiapkan.
“Jadi kami masih mempersiapkan sarana dan prasarananya. Di bawah sebetulnya sudah siap. Tempatnya sudah ada. insyaallah di tahun 2024 kita sudah bisa jalankan,” jelas Fahrijal.
Hanya saja di tahun 2024 nanti baru dapat dipergunakan dan difungsikan sebagaimana mestinya karena untuk saat ini pihak BPBD Provinsi Kalimantan Timur masih berupaya untuk memenuhi ketersediaan rak, filing cabinet, beserta kotak arsip. Semua perlengkapan itu nantinya berguna untuk tempat menyusun dokumen arsip.
Kemudian, secara perlahan pihak BPBD Provinsi Kalimantan Timur akan melaksanakan pengelolaan arsip dengan lebih baik. Sehingga dapat menyusul ketertinggalan dengan lembaga kedinasan lainnya yang sudah bagus.
Dengan langkah pengadaan kelengkapan fasilitas pengelolaan arsip ini juga diharapkan dapat mendorong seluruh OPD lain untuk turut mengupayakan penyediaan record center kearsipan. Karena memang berdasarkan pengakuan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK), di daerah Provinsi Kalimantan Timur masih banyak ditemukan OPD yang belum dilengkapi dengan record center kearsipan. (HRD/ADV/BPBDKALTIM)
