Kalimantan Timur, JURNALKALTIM.com – Dinas Perhubungan (Dishub) Provinsi Kalimantan Timur mulai menginisiasi penggunaan sistem penyimpanan arsip berupa aplikasi. Sistem yang dibuat oleh pemerintah ini bernama Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau disingkat jadi SRIKANDI.
Sosialisasi Sistem Penyimpanan Arsip Digital
Kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis (bimtek) penggunaan aplikasi SRIKANDI dilaksanakan di ruang rapat Dinas Perhubungan Kalimantan Timur. Lokasi kantor Dishub Kaltim berada di Jl. Kesuma Bangsa No. 01, Sungai Pinang Luar, Kecamatan Samarinda Kota, Samarinda. Sosialisasi ini dihadiri oleh seluruh Aparatur Sipil Negara ASN (PNS maupun non-PNS) dari Dishub Kalimantan Timur, termasuk Dinas serta UPTD Terminal.
Dewi Susanti, Arsiparis Ahli Muda DPKD Provinsi Kalimantan Timur hadir sebagai pemateri. Arsiparis adalah sebuah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Jabatan ini diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS) dengan kewajiban dan hak yang diberikan secara penuh dari pejabat yang berwenang.
Aplikasi SRIKANDI menjadi upaya implementasi dari pemerintah untuk menerapkan dan mengembangkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di berbagai sektor. Termasuk di dalamnya sektor pengelolaan arsip dan surat-menyurat. Dengan adanya sistem penyimpanan arsip secara digital diharapkan mampu meningkatkan kecepatan dan efisiensi penyimpanan arsip.
Dewi menjelaskan bahwa implementasi dari aplikasi SRIKANDI membutuhkan empat pilar penyelenggara kearsipan, diantaranya:
- Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD)
Aplikasi SRIKANDI diluncurkan pemerintah sebagai aplikasi bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik. Proyek ini merupakan hasil kolaborasi antar instansi pemerintah. Diantaranya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), BSSN, Kementerian KOMINFO, dan Kementerian PANRB.
Target penggunanya yaitu seluruh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah di Indonesia. Penerapan aplikasi SRIKANDI diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan akuntabilitas pengelolaan informasi berbasis digital agar dapat terekam dengan baik dan memudahkan koordinasi antar pemerintah.
Sistem penyimpanan arsip ini memiliki beberapa fitur seperti fitur penciptaan arsip yang meliputi penerimaan, pembuatan, penandatangan, dan pengiriman naskah dinas secara elektronik (paperless) antar instansi pemerintah. Selain itu terdapat fitur penggunaan arsip oleh pengguna yang diberikan akses khusus, peminjaman arsip, dan fitur penyusutan arsip. Fitur penyusutan meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip yang sudah tidak dipakai lagi.
Keberhasilan dalam penerapan aplikasi SRIKANDI terletak pada peran dan komitmen yang kuat dari seluruh stakeholder di lingkungan pemerintahan. Baik dari pejabat hingga ASN diharapkan dapat berkolaborasi sehingga terwujud tertib arsip, transformasi digital dalam kearsipan, dan penyelenggaraan SPBE. Aplikasi SRIKANDI sebenarnya sudah dijadwalkan untuk mulai digunakan oleh berbagai OPD pada awal Mei 2023.
Aplikasi SRIKANDI sudah bisa diunduh lewat Google Playstore untuk gawai android atau Apple App Store untuk pengguna iPhone. Cukup ketikkan kata kunci “srikandi” di bagian pencarian maka aplikasi akan muncul.
Penerapan Aplikasi SRIKANDI di Kabupaten Paser
Aplikasi SRIKANDI telah resmi rilis di Kabupaten Paser, wilayah selatan Provinsi Kalimantan Timur. Meskipun belum semua organisasi perangkat daerah (OPD) yang mengimplementasikan SRIKANDI. Dari total 46 OPD, hanya enam yang sudah mencoba untuk menerapkannya.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Pemerintah Kabupaten Paser menargetkan pada tahun depan semua perangkat daerah telah sistem penyimpanan arsip ini. Kepala DKP Kabupaten Paser, Yusuf Sumako mengatakan bahwa target dari Bupati Paser pada Januari nanti DKP sudah menggunakan aplikasi SRIKANDI. Yusuf juga menyampaikan jika bimbingan teknis sudah dilakukan demi tujuan peningkatan sumber daya manusia (SDM) dalam pengoperasian aplikasi SRIKANDI.
Bahkan DKP juga intens dalam melakukan penyuluhan dan pendampingan ke pihak OPD, baik di kantor dinas hingga kantor kecamatan. Dengan memanfaatkan sistem penyimpanan arsip SRIKANDI ini akan menghemat waktu dan mengoptimalkan tugas dan pekerjaan ASN, khususnya dalam hal disposisi surat. Diharapkan para pegawai negeri dan ASN bisa semakin menghasilkan kinerja yang semakin produktif kedepannya. (EL/ADV/DISHUBKALTIM).
