KALIMANTAN TIMUR, JURNALKALTIM.COM – Saat ini, jabatan fungsional arsiparis di Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Timur masih kosong. Pihak BPBD Kaltim berharap posisi tersebut dapat segera terisi untuk mempermudah proses pengelolaan arsip.
Minimnya Jabatan Fungsional Arsiparis di OPD Kaltim
Dalam konteks pengelolaan kearsipan di lembaga pemerintahan, keberadaan tenaga khusus dengan jabatan fungsional arsiparis menjadi penting, terutama dalam mengelola arsip dari unit kerja ke record center.
Namun sayangnya, minimnya sumber daya manusia yang dapat mengisi posisi jabatan fungsional arsiparis, menjadi salah satu permasalahan yang terjadi di sejumlah kantor BPBD Kaltim dan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya.
Jabatan fungsional arsiparis merupakan individu yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Pengetahuan dan keterampilan tersebut dapat diperoleh melalui pendidikan formal atau melalui pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Tidak hanya itu, jabatan fungsional arsiparis juga memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kearsipan sesuai dengan aturan yang berlaku. Merujuk pada Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 terkait pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Saat ini, kekurangan tenaga arsiparis masih menjadi tantangan di lingkungan pemerintahan Provinsi Kaltim. Hal ini disebabkan oleh minimnya jumlah pendidikan kearsipan dan kurangnya minat dari calon arsiparis.
Kondisi ini berdampak pula pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang harus memenuhi kebutuhan akan arsiparis. Setidaknya, setiap OPD harus memiliki dua orang arsiparis, sehingga diperlukan sekitar 70 orang arsiparis di seluruh Kaltim.
“Tenaga arsiparis kebetulan memang setiap OPD itu kekurangan, salah satu faktor arsip agak susah karena tidak ada tenaga arsiparis itu kan jabatan fungsional,” ujar Fahrijal.
Fahrijal, Kepala Sub Bagian Umum BPBD, menyatakan bahwa BPBD Kaltim termasuk dalam lembaga yang belum memiliki arsiparis. Kondisi serupa juga terjadi di banyak OPD lainnya. Menurutnya, kekurangan tenaga arsiparis menjadi kendala, terutama karena jabatan ini merupakan jabatan fungsional yang belum terisi.
Ia menyampaikan optimisme bahwa BPBD Kaltim akan segera mendapatkan tenaga arsiparis melalui usulan permohonan yang diajukan. Fahrijal mengharap agar pemerintah Provinsi Kaltim memberikan perhatian serius terhadap kearsipan di setiap OPD, bukan hanya sebatas pemenuhan tenaga arsiparis.
“InsyaAllah mungkin nanti kami akan diberi tenaga arsiparis, kami juga akan usulkan permohonan tenaga arsiparis,” ungkap Fahrijal.
Pentingnya anggaran juga disorot oleh Fahrijal, karena setiap OPD membutuhkan dukungan anggaran untuk mengelola kearsipan dengan efektif. Tidak hanya memperhatikan soal aspek sumber daya manusia, namun juga memberikan dukungan anggaran untuk pengelolaan kearsipan di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
Fahrijal menekankan bahwa pemenuhan tenaga arsiparis saja tidak cukup, tetapi juga perlu memastikan ketersediaan anggaran untuk mendukung kegiatan pengelolaan arsip. Dengan demikian, pemerintahan Provinsi Kaltim dapat bergerak efektif dalam menjaga dan mengelola arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
“Tidak hanya pemenuhan tenaga arsip nantinya. Anggaran juga diperlukan. Sebab harus ada kan setiap OPD untuk mengelola itu, satu atau dua lah. Tidak lupa dengan anggaran yang ada, artinya kita bisa bergerak juga,” jelasnya.
Fungsi dan Tugas Jabatan Arsiparis
Jabatan fungsional arsiparis memegang peran krusial dalam manajemen dokumen pemerintahan, dengan fokus pada pengarsipan berbagai dokumen instansi pemerintah. Arsiparis tidak hanya melibatkan diri dalam pengelolaan arsip, tetapi juga memiliki tanggung jawab, wewenang, dan fungsi yang mencakup beberapa aspek kunci.
- Preservasi Arsip: Menjaga integritas arsip yang dihasilkan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan kelompok masyarakat lainnya.
- Aspek Legal: Menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya sebagai bukti resmi, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum.
- Evaluasi dan Penilaian: Merancang laporan evaluasi dan penilaian arsip untuk meningkatkan efisiensi dan relevansi pengelolaan dokumen.
- Pelayanan Pelanggan: Menyusun laporan pelayanan arsip, membantu menilai sejauh mana layanan diberikan kepada pengunjung, khususnya di lingkungan perpustakaan.
- Pendaftaran Arsip: Bertanggung jawab atas pendaftaran arsip yang diserahkan kepada pihak lain, memastikan transparansi dan akuntabilitas.
Dengan melibatkan arsiparis, pengarsipan tidak hanya menjadi tugas administratif, tetapi juga berkontribusi pada efektivitas organisasi dan memastikan dokumentasi yang akurat dan dapat dipercaya. (ADV/NDA/BPBDKALTIM)
