Kalimantan Timur, JurnalKaltim.com – Wujudkan komitmen akan pelaksanaan tertib arsip, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Timur mulai serius menangani arsip di tahun 2024 yang akan datang. Diketahui selama ini BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kalimantan Timur masih mengalami banyak kendala.
Pelaksanaan Tertib Arsip oleh BPBD Kaltim
Diketahui, dalam beberapa waktu ke belakang, BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kalimantan Timur mempunyai beberapa kendala yang signifikan sehingga membuat instansi ini belum bisa menerapkan sistem tertib arsip ataupun pengelolaan kearsipan secara spesifik.
Namun, mulai tahun depan, BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kalimantan Timur akan mulai melakukan pengelolaan kearsipan di tahun depan setelah terdapat kesediaan fasilitas sarana record center.
Tercatat dari data yang didapatkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur bahwa di dalam lingkungan Pemerintahan Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur, keseluruhan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) belum berhasil menerapkan sistem tertib arsip.
Diketahui ada sebanyak total 37 OPD (Organisasi Perangkat Daerah) yang terdiri dari lembaga, badan, atau dinas pada Pemerintahan Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur hanya berkisar 5 %. Diantaranya bahkan ada yang sudah menerapkan sistem pengelolaan & penataan kearsipan yang sesuai dengan aturan.
Tidak hanya itu, masih ada beberapa kendala penting yang terletak tidak hanya dari sisi keterbatasan tenaga pengelola arsip atau biasa disebut arsiparis hingga belum tersedianya sarana fasilitas record center sebagai lokasi atau tempat pengelolaan kearsipan pada tingkat pertama.
Sementara itu, pada saat yang sama, pihak BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kalimantan Timur juga belum bisa berjalan dengan maksimal, tapi saat ini pihaknya sedang melakukan banyak persiapan supaya segera menerapkan sistem tertib arsip.
Kepala Sub Bagian Umum BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah), Fahrijal, turut mengungkapkan bahwa penerapan dari sistem pengelolaan & penataan kearsipan mulai dari tahun depan saat ini tengah berfokus pada tahap persiapan.
Persiapan yang dimaksud yakni penyediaan record center sebagai tempat penyimpanan arsip.
“Belakangan ruangan itu sudah siap, tinggal melengkapi kekurangan seperti rak arsip dan filling cabinet atau lemari arsip. Tempatnya sudah ada tinggal kita mengatur rak-raknya, filling kabinetnya, insya Allah di tahun 2024 kita sudah bisa jalankan,” ucap Kepala Sub Bagian Umum BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah), Fahrijal.
“Untuk UP nya kan di sekretariat, jadi dari bidang-bidang nanti pengelolaannya di sekretariat untuk mengarsipkan arsipnya tersebut,” tandas kembali.
Fahrijal turut meyakini bahwa jabatan fungsional arsiparis pada saat ini masih belum terisi, namun proses kearsipan masih akan terus berjalan sebagaimana mestinya. Pihak BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kalimantan Timur sendiri mulai akan menjalankan sistem kearsipan dengan perlahan hingga tibanya tenaga arsiparis di dalam lembaganya.
Tata Arsip & Pengelolaan Arsip dalam Sistem Tertib Arsip
Sistem pengelolaan arsip yang logis dan teratur menjadi perhatian utama dari sistem tertib arsip. Dengan adanya instansi yang tertib dalam hal pengelolaan arsip, maka akan tercipta memori kegiatan dan kemajuan dari setiap tindakan yang dilakukan oleh instansi tersebut, dalam hal ini pada BPBD (Badan Penanggulangan Bencana Daerah) Provinsi Kalimantan Timur.
Pengelolaan arsip sendiri dikelola atas dua dasar prinsip. Pertama adalah Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dimana proses penjagaan arsip akan tetap dikelola di dalam satu kesatuan penciptaan arsip (provenance), sehingga tidak akan dicampur dengan arsip – arsip yang berasal dari sumber penciptaan arsip yang lainnya sehingga arsip tersebut dapat melekat sesuai dengan konteks penciptaannya.
Dasar prinsip yang kedua adalah Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order) dimana proses penjagaan atas arsip tetap akan ditata dan diatur sesuai dengan proses pengaturan aslinya (original order) ataupun sesuai dengan format pengaturan ketika arsip tersebut masih digunakan sebagai pelaksanaan akan kegiatan penciptaan arsip. (ADV/NDA/BPBDKALTIM).
Referensi:
Arsip Nasional Republik Indonesia – Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa Resmi Digaungkan
