Samarinda, JurnalKaltim.com – Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) telah dipercaya untuk menjadi tuan rumah Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Kearsipan yang akan diselenggarakan pada tahun 2024. Kepercayaan ini diberikan pada Rakornas Kearsipan di Banyuwangi, Jawa Timur, pada bulan Mei 2023 lalu.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPK) Kaltim, M Syafranuddin, menyatakan bahwa pihaknya akan melakukan persiapan yang matang untuk menggelar acara penting ini, yang diharapkan akan dihadiri oleh delegasi dari berbagai provinsi di Indonesia.
Menantikan Surat Resmi dari ANRI
Menurut M Syafranuddin, “Pemprov Kaltim melalui DPK telah memberikan kepercayaan kepada kami untuk menyelenggarakan Rakornas di sini. Saat ini, kami tengah menunggu surat resmi dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) untuk langkah selanjutnya.”
Ivan, sapaan akrab dari M Syafranuddin, mengungkapkan rasa syukurnya atas kepercayaan yang diberikan kepada Kaltim sebagai tuan rumah Rakornas Kearsipan 2024. Ia melihat hal ini sebagai sebuah kebanggaan bagi masyarakat Kaltim dan kesempatan untuk mempromosikan pentingnya kearsipan di wilayah tersebut.
“Bukan hanya DPK Kaltim yang akan bekerja keras untuk kesuksesan Rakornas ini, tapi juga melalui kolaborasi dengan berbagai pihak terkait. Saya yakin bahwa dengan kerja sama yang baik, Rakornas ini akan berjalan dengan sukses. Ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan pengelolaan arsip di daerah kita,” tambahnya.
Persiapan Matang untuk Rakornas Kearsipan 2024
Dalam menyambut gelaran Rakornas Kearsipan 2024, Kaltim telah memulai persiapan yang matang. Pemilihan Kaltim sebagai tuan rumah menunjukkan pengakuan atas komitmen daerah ini dalam menjaga dan mengelola arsip yang penting untuk sejarah dan pengembangan daerah.
Koordinasi dengan ANRI
Salah satu langkah awal dalam persiapan adalah berkoordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penerimaan surat resmi dari ANRI akan menjadi tonggak penting untuk memulai proses perencanaan yang lebih rinci. ANRI memiliki peran yang sangat krusial dalam Rakornas Kearsipan, karena merupakan lembaga yang memiliki kewenangan dalam pengelolaan dan pelestarian arsip nasional.
Penyusunan Rencana Detail
Setelah menerima surat resmi dari ANRI, tim persiapan Rakornas Kearsipan Kaltim akan segera menyusun rencana detail untuk acara tersebut. Rencana ini akan mencakup berbagai aspek, seperti tempat acara, jadwal, agenda, dan juga anggaran yang dibutuhkan. Persiapan ini akan memastikan bahwa acara berjalan lancar dan efisien.
Kolaborasi dengan Stakeholder Terkait
Ivan menekankan pentingnya kolaborasi dengan berbagai pihak terkait dalam kesuksesan Rakornas Kearsipan 2024. Ini mencakup kolaborasi dengan lembaga pemerintah, organisasi masyarakat, dan pihak swasta yang memiliki kepentingan dalam bidang kearsipan. Kerja sama yang kuat akan memungkinkan berbagai perspektif dan pengetahuan untuk bersatu demi kemajuan kearsipan di Indonesia.
Persiapan Fisik dan Teknis
Selain persiapan administratif, persiapan fisik dan teknis juga penting. Ini termasuk penyiapan tempat acara yang sesuai dengan standar, peralatan teknis seperti proyektor dan perangkat presentasi, serta pengamanan dan fasilitas pendukung lainnya untuk kenyamanan peserta.
Promosi dan Partisipasi Publik
Rakornas Kearsipan bukan hanya tentang pertemuan internal para ahli arsip, tetapi juga kesempatan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya kearsipan. Oleh karena itu, promosi yang efektif akan menjadi bagian penting dari persiapan, termasuk kampanye informasi kepada masyarakat dan upaya untuk melibatkan lebih banyak pihak dalam acara ini.
Pentingnya Rakornas Kearsipan
Rakornas Kearsipan adalah platform penting di mana para pemangku kepentingan dalam bidang kearsipan berkumpul untuk berbagi pengetahuan, pengalaman, dan pemikiran terkini. Acara ini tidak hanya mendukung pengelolaan arsip yang lebih baik di tingkat nasional, tetapi juga memberikan kesempatan untuk mengeksplorasi inovasi dalam bidang kearsipan.
Selain itu, Rakornas Kearsipan juga mempromosikan kolaborasi antarprovinsi, memungkinkan pertukaran ide dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip. Ini adalah langkah yang sangat penting dalam memperkuat sistem kearsipan Indonesia secara keseluruhan.
Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) telah dipercaya sebagai tuan rumah Rakornas Kearsipan 2024, dan pihak DPK Kaltim bersiap dengan matang untuk melaksanakan acara ini. Persiapan yang cermat dan kolaborasi dengan berbagai pihak terkait akan menjadi kunci kesuksesan Rakornas ini. Diharapkan Rakornas Kearsipan 2024 akan menjadi platform penting untuk memajukan pengelolaan arsip nasional dan mempromosikan kesadaran masyarakat tentang pentingnya kearsipan dalam menjaga sejarah dan pengembangan daerah.
